Glosario de Términos Contraloria Departamental

A

Acceso a documentos de archivo

Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Acervo documental

Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Administración de archivos

Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos

Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Anónimo

Es la denuncia, petición o queja, verbal o escrita, que una persona presenta en forma respetuosa ante la Contraloría General de Santiago de Cali, haciendo uso del derecho a proteger su identidad. Deberá tenerse en cuenta, que debe ser respetuoso, que contenga un relato preciso de los hechos o irregularidades objeto de la denuncia, petición o queja, una descripción de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de la misma, que ameriten credibilidad o que se encuentren soportadas en medios probatorios

Archivista

Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivística

Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Archivo central

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo del orden departamental

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden distrital

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden municipal

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden nacional

Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo electrónico

Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo General de la Nación

Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

Archivo histórico

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo privado

Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

Archivo privado de interés público

Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo público

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo total

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital

Asiento descriptivo

Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

Asunto

Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

Audiencia de Control Fiscal Participativo

Se entiende como el espacio abierto mediante el cual se convoca a la comunidad en general y/o actores involucrados, para analizar temas de competencia del ente de control fiscal, en la vigilancia del manejo de los recursos públicos articulando en ello el ejercicio del control social. En esta audiencia se pueden rendir informes por parte de la Contraloría y recepcionar quejas, peticiones y denuncias.

Audiencia de Control Fiscal Participativo

Se entiende como el espacio abierto mediante el cual se convoca a la comunidad en general y/o actores involucrados, para analizar temas de competencia del ente de control fiscal, en la vigilancia del manejo de los recursos públicos articulando en ello el ejercicio del control social. En esta audiencia se pueden rendir informes por parte de la Contraloría y recepcionar quejas, peticiones y denuncias

Audiencia de Decisión

Es la segunda y última Audiencia Pública del Proceso Verbal, en la que los sujetos procesales exponen sus alegatos de conclusión. Una vez culminado el debate, en ella se toma la decisión de proferir fallo con o sin responsabilidad fiscal, debidamente motivado. Su trámite debe ajustarse a lo establecido en el Art.101 de la Ley 1474 de 2011.

Audiencia de Descargos

Es la primera Audiencia Pública del Proceso Verbal, tiene como finalidad dar oportunidad a los sujetos procesales para intervenir con todas las garantías procesales en todas las actuaciones del proceso señaladas en el artículo 99 de la Ley 1474 de 2011. Para su trámite deben seguirse las reglas establecidas en el artículo 100 de la misma Ley.

Auto de Apertura de Proceso Ordinario de Responsabilidad Fiscal

Providencia que inicia formalmente el proceso de Responsabilidad Fiscal, cuando de la indagación preliminar, de la queja, del dictamen o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control, se encuentre establecida la existencia de un daño patrimonial al Estado e indicios serios sobre los posibles autores del mismo. El auto de apertura requiere que se encuentre demostrado objetivamente el comportamiento presuntamente constitutivo de falta y su posible autor

Auto de Apertura e imputación de Responsabilidad Fiscal del Proceso Verbal

Se expedirá auto de apertura e imputación de Responsabilidad Fiscal, cuando del análisis del dictamen del proceso auditor, de una denuncia o de la aplicación de cualquiera de los sistemas de control, se concluya que se encuentra objetivamente establecida la existencia del daño patrimonial al Estado y exista prueba que comprometa la responsabilidad del gestor fiscal. En caso de ser varios los presuntos responsables, se hará la formulación individualizada de cargos a éstos, además, se expondrán los motivos por los cuales se vincula al garante.

B

Boletín de Responsables Fiscales

Publicación trimestral de la Contraloría General de la Republica que contiene los nombres de las personas naturales o jurídicas a quienes se les haya dictado Fallo con Responsabilidad Fiscal que se encuentre en firme, es decir, debidamente ejecutado y que no hayan satisfecho la obligación contenida en él, en razón a la deuda que tienen con el Estado por haber sido declarados responsables fiscales.

C

Caducidad de la Acción Fiscal

Es una figura procesal que cuando opera, imposibilita a la Administración para intentar la Acción. La Acción Fiscal caduca si transcurridos cinco años desde la ocurrencia del hecho generador del daño al patrimonio público, no se ha proferido Auto de Apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal (Ley 610 de 2000).

Capacitación

Actividad programada para formar y generar capacidades a los miembros de las instancias de participación ciudadana de las diferentes comunas y corregimientos del Municipio y/o integrantes de los sujetos o puntos de Control Fiscal, en aspectos relacionados con el control fiscal y control social, con el fin de contribuir a fortalecer su ejercicio de intervención en el proceso de control de la gestión municipal.

Carpeta

Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Catálogo

Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Certificación de documentos

Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.

Cesación de Acción Fiscal

De conformidad con el Art. 111 de la Ley 1474 de 2011, en el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal ordinario y verbal únicamente procederá la terminación anticipada de la acción cuando se acredite el pago del valor del detrimento patrimonial que está siendo investigado o por el cual se ha formulado imputación o cuando se haya hecho el reintegro de los bienes objeto de la pérdida investigada o imputada, lo anterior sin perjuicio de la aplicación del principio de oportunidad.

Ciclo vital del documento

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental

Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad productora.

Código

Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Comisión

Orden y facultad que una autoridad da por escrito a otra para que realice alguna diligencia o practique alguna prueba.

Comité de archivo

Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Comités de Vigilancia Ciudadana

Son una instancia autónoma de participación ciudadana que tiene como propósito ejercer el control ciudadano sobre los proyectos de alto impacto y por grupos de interés en la inversión del estado a través de las entidades públicas o privadas que las ejecuten.

Comités del sistema nacional de archivos

Comités técnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.

Competencia concurrente

Competencia de la Contraloría General de la República para ejercer control sobre los recursos que provienen de los ingresos de la Nación, sin que se pueda predicar por esto exclusión o indebida intromisión del nivel nacional en la administración territorial. Es decir, se ejerce control sobre los recursos de salud, educación y regalías; control que se ejerce de manera conjunta con las Contralorías Territoriales.

Competencia Prevalente

Es la que ejerce la Contraloría General de la República sobre los ingresos provenientes de la Nación como salud, educación y regalías, ya que en tanto es órgano superior del control fiscal del Estado, no requiere ninguna clase de autorización, ni solicitud, porque se trata de intereses de carácter nacional.

Comunicaciones oficiales

Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

Confidencialidad

Discreción y reserva que el Auditor Gubernamental debe guardar sobre un hallazgo o evento concreto detectado durante el Proceso de Auditoría, que cause impacto tanto en el interior de la Entidad, como en su entorno. Estricta reserva con respecto al proceso y los resultados de la auditoría, no revelar los hechos, datos y situaciones que sean de conocimiento del auditor por el ejercicio de su actividad profesional. Sólo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la dirección y la ejecución del trabajo de auditoría.

Consulta de documentos

Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Contralor General de la República

Persona que ejerce la autoridad máxima para el ejercicio del Control Fiscal en Colombia. Es elegido por el Congreso de la República en pleno, durante el primer mes de sesiones, para un periodo igual al del Presidente de la República, de terna integrada por candidatos presentados por la Corte Constitucional, la Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado. No podrá ser reelegido para el periodo inmediatamente siguiente ni continuar en el ejercicio de sus funciones al vencimiento del mismo.

Contraloría General de la República (CGR)

Autoridad competente para ejercer Control Fiscal sobre la Administración y los particulares que manejen bienes y los fondos de la Nación. La Contraloría General de la República es la máxima autoridad del Sistema de Control Fiscal.

Control Excepcional

Facultad que tiene la Contraloría General de la República para ejercer control posterior sobre las cuentas de cualquier Entidad Territorial, sin perjuicio del control que les corresponde a las Contralorías Departamentales y Municipales, a solicitud del Gobierno Departamental, Distrital o Municipal, de cualquier comisión permanente del Congreso de la República o de la mitad más uno de los miembros de las Corporaciones Públicas Territoriales, y también a solicitud de la ciudadanía, a través de los mecanismos de participación que establece la Ley.

Control Fiscal

Función pública autónoma que ejercen los órganos instituidos en la Constitución con ese preciso objetivo. Dicho control se extiende a las actividades, las operaciones, los resultados y demás acciones relacionadas con el manejo de fondos o bienes del Estado, que llevan a cabo sujetos públicos y particulares, y su objeto es el de verificar, mediante la aplicación de sistemas de control financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, de revisión de cuentas y evaluación del control interno que las mismas se ajusten a los dictados y los objetivos previstos en la Constitución y en la ley. Con fundamento en sus investigaciones, los Contralores pueden imponer sanciones, iniciar y concluir Procesos de Responsabilidad Fiscal, hacer amonestaciones y exigir acciones tendientes a subsanar las deficiencias observadas.

Control Micro

Vigilancia de la Gestión Fiscal de cada una de las Entidades que conforman la estructura administrativa del Estado y de las personas privadas que manejen fondos o bienes del Estado.

Control posterior

Se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos.

Copia

Reproducción exacta de un documento.

Copia autenticada

Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

Copia de seguridad

Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

D

Daño patrimonial

Lesión del patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión antieconómica, ineficaz, inequitativa e inoportuna que, en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño se podrá ocasionar por acción o por omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento del patrimonio público.

De Oficio

Derecho y deber que le permite al Estado iniciar y adelantar la actuación por su propia iniciativa.

Debido proceso

Sometimiento de todas las actuaciones de las autoridades judiciales y administrativas, en cuanto a los efectos que produzcan sobre el interés particular, a las formalidades preestablecidas por las normas jurídicas. Tiene como finalidad la protección de las garantías consignadas en las normas. Es una característica esencial del Estado de derecho.

Denuncias

Aviso verbal o escrito sobre los hechos o conductas con las que se pueda configurar un posible manejo irregular o eventual detrimento patrimonial de fondos o bienes públicos.

Derecho de Petición

Derecho y garantía constitucional que tiene toda persona para acudir ante las autoridades correspondientes y formular solicitudes respetuosas, bien sea en forma verbal o escrita, o pedir copias de documentos no sujetos a reserva, y obtener una pronta y completa respuesta de fondo en términos previstos en la ley, mediante comunicación expresa de la misma.

Derecho de Petición de Consulta

Es la solicitud de pronunciamiento sobre el parecer o dictamen de la Contraloría General de Santiago de Cali, en relación con un hecho o asunto de su competencia.

Derecho de Petición de Información

Es la averiguación jurídica o administrativa de un hecho que corresponda a la misión, naturaleza y fines de la Contraloría General de Santiago de Cali, así como la solicitud de expedición de copias o desglose de documentos que reposen en los archivos de la entidad, ciñéndose para estos efectos a los respectivos presupuestos de ley, en materia de reserva de documentos.

Derecho de Petición en interés general

Es aquel cuya finalidad se contrae a motivos, intereses o propósitos que aluden a una cierta colectividad o grupo de personas, en cuyo nombre actúa alguien para dirigirse al destinatario de la petición. Derecho de Petición en interés particular: Es aquel mediante el cual cualquier persona, por si o por intermedio de apoderado, solicita de la entidad la resolución de una petición encaminada al reconocimiento o reclamo de un derecho o interés particular, de conveniencia personal o subjetiva.

Detrimento o Daño Patrimonial al Estado

Lesión al patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las Contralorías. Dicho daño se podrá ocasionar por acción o por omisión de los Servidores Públicos o la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzca directamente o contribuya al detrimento del patrimonio público.

Dictamen

Opinión sobre los estados financieros de un ente contable.

Digitalización

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Documento

Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento de archivo

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento electrónico de archivo

Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento esencial

Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

E

Ejecutoriedad de las providencias

Figura jurídica que le otorga firmeza a una determinada decisión, definiendo una situación jurídica. Se presenta: 1. Cuando contra ellas no proceda ningún recurso. 2. Cinco (5) días hábiles después de la última notificación, cuando no se interpongan recursos o se renuncie expresamente a ellos.
Cuando los recursos interpuestos se hayan decidido.

Elementos de la Responsabilidad Fiscal

1. Daño al patrimonio del Estado
2. Conducta dolosa o gravemente culposa del sujeto activo de la acción. (sentencia C- 619 de 2002) Nexo causal entre los dos anteriores elementos.

Estatuto Anticorrupción

Ley 1474 de 2011 orientada a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. El Estatuto fue elaborado a partir de una mesa técnica de la cual hicieron parte a Fiscalía General de la Nación, la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República y la Auditoría General de la República, por parte de los órganos de control. En representación del Gobierno Nacional tuvo asiento el Ministerio el Interior y de Justicia, el Departamento Nacional de Planeación y el Programa presidencial de Modernización, Eficiencia y de Lucha contra la Corrupción y como representantes de la sociedad civil acompañó el trabajo, Transparencia por Colombia. Con el objetivo de salvaguardar la gestión estatal, la ley introduce medidas que incentivan actuaciones honestas por parte de los servidores públicos y los particulares.

Expediente

Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

F

Fallo

Decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de fondo la responsabilidad del investigado, a través de una absolución o una imposición de sanción.

Fallo con Responsabilidad Fiscal

Determinación del presunto responsable fiscal cuando en el proceso obre prueba que conduzca a la certeza de la existencia del daño al patrimonio público.

Fallo sin Responsabilidad Fiscal

El funcionario competente lo profiere cuando en el proceso se desvirtúen las imputaciones formuladas o no exista prueba que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal.

Faltante

Es el menor valor de las cantidades reales encontradas en la dependencia auditada, comparadas con el que aparece en los registros contables.

Fechas extremas

Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

Fenecimiento

Acto que pone fin a la revisión de la cuenta rendida a la Contraloría General de Santiago de Cali, por los Sujetos de Control. Si nuestro Organismo de Control encuentra que los resultados obtenidos en el proceso de revisión sobre la Gestión Fiscal efectuada por el responsable, lo conduce a expresar una opinión razonable y conceptos satisfactorios, el pronunciamiento tendrá la connotación de fenecimiento. En caso contrario, si como resultado de la Auditoría, la opinión sobre la razonabilidad de la información financiera o los conceptos de la administración, manejo y rendimiento de los fondos, bienes y recursos públicos asignados y cumplimiento de metas e impactos de sus resultados, no son satisfactorios, se entenderá por no fenecida.

Firma Digital

Es un método criptográfico que asocia una identidad ya sea de una persona en particular o de un equipo a un mensaje enviado a través de transmisión por la red. Su uso puede ser diferente dependiendo de lo que queramos hacer con la firma ya que tendremos posibilidad de validar que el documento es emitido por nosotros, expresar conformidad con algún documento de tipo legal como podría ser la firma de un contrato laboral e incluso asegurar que no podrá modificarse el contenido del mensaje.

Firma Electrónica

Mientras que el segundo hace referencia a una serie de métodos criptográficos, el concepto de “Firma Electrónica” es de naturaleza fundamentalmente legal, ya que confiere a la firma un marco normativo que le otorga validez jurídica. La Firma Electrónica, puede vincularse a un documento para identificar al autor, para señalar conformidad (o disconformidad) con el contenido, para indicar que se ha leído o, según el tipo de firma, garantizar que no se pueda modificar su contenido.

Foliar

Acción de numerar hojas.

Folio

Hoja.

Folio recto

Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto

Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Función de Advertencia

La función de advertencia está consagrada en el Decreto 267 de 2000, artículo 5, numeral 7, así:


"Advertir sobre operaciones o procesos en ejecución para prever graves riesgos que comprometan el patrimonio público y ejercer el control posterior sobre los hechos así identificados."
• La función de advertencia es excepcional, y consiste en indicarle a la administración los riesgos detectados por el organismo de control fiscal, en procesos anómalos u operaciones en ejecución, a fin de que ésta tome las medidas pertinentes tendientes a evitar el menoscabo de los dineros públicos.
• Su carácter es técnico, preventivo o proactivo, y debe ser ejercida dentro de los parámetros que enmarcan el control fiscal, es decir, en ejercicio de los sistemas de control fiscal, como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación.

G

Gestión documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Gestión Fiscal

Conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los Servidores Públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a las adecuadas y correctas adquisiciones, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, el manejo y la inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado y atendiendo a los principios de gestión fiscal.

Grado de Consulta

Revisión en segunda instancia que procede cuando se dicta Auto de Archivo, cuando el Fallo sea Sin Responsabilidad Fiscal o cuando el Fallo sea con Responsabilidad Fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio, con la finalidad de defender el interés público, el ordenamiento jurídico y los derechos y garantías fundamentales.

H

Hallazgo

Toda situación irregular encontrada durante el Proceso Auditor. En su descripción se debe incluir información necesaria para que el lector pueda entender y juzgar el hallazgo sin explicación adicional. Hechos o situaciones irregulares que impactan significativamente el desempeño de la organización.

Hallazgo Administrativo

Hecho que demuestra que la Gestión Fiscal de una Entidad no se desarrolló de conformidad con los principios generales establecidos.

Hallazgo Disciplinario

Hallazgo administrativo en el que se configura que los Servidores Públicos o los particulares que transitoriamente ejercen funciones públicas, han incurrido en alguna conducta que la legislación tipifica como falta disciplinaria. Este hallazgo se trasladará a la Personería Municipal de Santiago de Cali o a la Procuraduría General de la Nación con el objeto de que se encarguen de determinar si existe responsabilidad disciplinaria.

Hallazgo Fiscal

Todo hallazgo administrativo en el que se tipifica que los Servidores Públicos o los particulares han realizado una Gestión Fiscal deficiente, contraria a los principios de la función, que producen daño patrimonial al Estado. El Proceso Auditor trasladará el referido hallazgo a la Dirección Operativa de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría General de Santiago de Cali. Dicho hallazgo se puede concretar en una responsabilidad fiscal para aquellos que lesionaron el patrimonio público.

Hallazgo Penal

Ocurrencia de un hecho constitutivo de delito. Cuando en el ejercicio de sus funciones o con ocasión de ellas, el Servidor Público comete un hecho punible, de aquellos cuyo bien jurídico pertenece a la protección de la Administración y la Función Pública, se le da traslado a la Fiscalía General de la Nación para lo de su competencia.

I

Indagación preliminar

Procedimiento que se caracteriza por ser extraprocesal, se debe surtir cuando se dificulta la configuración de un hallazgo fiscal perfecto. Tiene por objetivo verificar la competencia del órgano fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal, determinar la Entidad afectada e identificar a los Servidores Públicos y a los particulares que hayan causado el detrimento, intervenido o contribuido a él.

Informe

Documento que permite al Equipo Auditor reportar la evaluación que ha realizado sobre la situación, la gestión y los resultados del Sujeto de Control y los diferentes hallazgos encontrados en el proceso de evaluación de una Entidad Auditada.

Informe de Auditoría

Resultado presentado por escrito al órgano administrativo de más alto nivel, con respecto al trabajo realizado por un grupo de profesionales multidisciplinarios, en desarrollo de la aplicación de los diferentes sistemas de control, adoptados por la Entidad.

J

Jurisdicción coactiva

Conjunto de procesos para hacer efectiva la orden dictada por la Administración para el cobro de una obligación. Es una acción de naturaleza administrativa y no judicial. Atribución asignada a las Entidades de derecho público, tanto nacionales como territoriales, para hacer efectivas por sus propios medios las obligaciones legalmente causadas en su favor cuando los deudores las incumplieren. Procede igualmente contra las obligaciones exigibles a los funcionarios públicos.

L

Líneas de Auditoría

Procesos, ciclos, proyectos, actividades, programas o áreas con probabilidad de ser examinadas con objeto de evaluarlas. Dependen en gran medida de los objetivos de la empresa, el tamaño y la complejidad de sus operaciones y los recursos físicos, humanos y financieros involucrados, el impacto sobre los recursos naturales, el producto o servicio generado, el interés de la comunidad en la Entidad y las prioridades de la Contraloría General de Santiago de Cali, como Entidad Fiscalizadora.

M

Mandamiento de Pago

Providencia que se notifica al deudor invitándolo a que pague bajo pena de ser embargado.

Mandamiento de Pago

Es el documento mediante el cual la Subdirección de Cobro Coactivo, hace efectivo el pago de título ejecutivo en contra del ejecutado e inicia el proceso de cobro coactivo.

Medidas Cautelares

Se denominan igualmente medidas de seguridad, medidas precautorias, medidas de garantía, acciones preventivas. Hacen referencia a aquellas providencias que de oficio o a petición de parte, puede adoptar el juez o el funcionario ejecutor con respecto de personas, pruebas o bienes, que pueden resultar afectados por la demora que se tomen en las decisiones dentro del proceso, siempre con carácter provisional y tendientes a asegurar el cumplimiento de las determinaciones.

Medidas Cautelares

Medidas precautelativas tendientes a asegurar el pago de la obligación liquidada contenida en el respectivo título, de conformidad con lo establecido por el Código de Procedimiento Civil, consistentes en embargos y secuestro de bienes inmuebles, establecimientos de comercio, vehículos, salarios y cuentas corrientes.

N

Notificación

Actuación procesal a través de la cual se hace efectivo el principio de publicidad de las actuaciones administrativas, dándose a conocer las decisiones a los sujetos procesales, personalmente, por estado, por edicto, o por conducta concluyente. En el proceso verbal de Responsabilidad Fiscal, las decisiones se notificarán, además por aviso y por estrados. La notificación es el procedimiento mediante el cual se hace público un acto administrativo. La indebida notificación de un acto conlleva a su posible nulidad, perdiendo la eficacia que debe tener.

Notificación Personal

Es la forma de dar a conocer las decisiones tomadas, directamente y efectivamente a los sujetos procesales. Forma principal e idónea de Notificación y la que la administración debe priorizar y procurar por todos los medios posibles, pues garantiza el derecho de defensa y, por ende, el debido proceso dentro de la actuación. Consiste en la comunicación directa al interesado, o a su apoderado, del contenido de una decisión.

Notificación Por Aviso

Transcurridos cinco (5) días del envío de la citación, ante la imposibilidad de la notificación personal, ésta se hará por aviso que se remitirá a la dirección, faz o correo electrónico que figuren en el expediente, acompañado de la copia íntegra del acto administrativo. En caso de no conocer la información del destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en lugar de acceso al público de la Contraloría de Cali, por el término de cinco (5) días. La notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. Así se dejará constancia en el expediente, con la remisión o publicación del aviso y la fecha en que por este medio queda surtida la notificación personal.

Notificación por Comisionado

Es la forma como se notifica al vinculado, cuando este se encuentre en lugar diferente a la sede de quien lo profiere. En estos casos, se le encomienda la notificación a otro funcionario de la contraloría.

Notificación Por Conducta Concluyente

Es aquella que se deduce por un comportamiento claro e inequívoco de la persona que permite concluir, sin lugar a dudas, que conoce el acto administrativo. Se presenta cuando la parte interesada, dándose por suficientemente enterada, convenga con la administración o utilice en tiempo los recursos legales. Puede deducirse el conocimiento de la decisión cuando el interesado se pronuncia sobre su contenido aceptándolo, cuando interpone los recursos respectivos o también cuando el interesado presenta demanda ante el contencioso administrativo o, presenta una queja disciplinaria o una denuncia penal con base en el acto administrativo, saneando cualquier irregularidad que se haya presentado en la notificación.

Notificación por Edicto

La notificación por edicto es subsidiaria de la notificación personal y sólo procede cuando la personal definitivamente no se pudo surtir, a pesar de todas las gestiones que se hubieren adelantado con este fin.La notificación por edicto consiste en la fijación de un escrito en una cartelera, expuesta para estos efectos, en un lugar de fácil acceso al público, en el despacho que emite el acto. El escrito, denominado edicto, debe tener incluida la parte resolutiva del acto administrativo que se notifica, la o las personas que son objeto de la notificación, la fecha de fijación del edicto y la de su des fijación.

Notificación por Estado

Es la forma como se comunican a los interesados las decisiones que no deban realizarse personalmente, consistente en la anotación en una planilla denominada “estado” de los principales datos del proceso, la fecha de la decisión y el cuaderno en que se halla, la cual debe ser publicada en lugar visible de la secretaría del despacho.

Notificación por Estrados

Las decisiones que se adopten en audiencia, se entienden notificadas a los sujetos procesales inmediatamente se haga el pronunciamiento, estén o no presentes en la misma. En el expediente se dejará un registro con la constancia de la notificación, utilizando los medios técnicos idóneos.

Nulidades

Sanción impuesta por la ley contra las actuaciones, realizadas por funcionarios que carezcan de competencia, con violación al derecho de defensa o de las formalidades establecidas para su desarrollo, consistente en obligar a que las actuaciones realizadas en estas condiciones deban adelantarse nuevamente.

P

Plan de Acción

Es la programación Anual de las actividades estratégicas definidas para el cumplimiento de la Política y los Objetivos por parte de las diferentes dependencias de la entidad, que incluye nivel de impacto, responsable, ejecutores, líneas de coordinación, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, meta e indicador de cumplimiento; en la Contraloría General de Santiago de Cali, el Plan de Acción lo conforman el Plan General de Auditoría PGA y el Plan Anual Administrativo PAA.

Plan de Mejoramiento

Acciones que debe tomar la Administración con fundamento en el resultado de las auditorías practicadas, tendientes a corregir situaciones observadas por la Contraloría General de Santiago de Cali. Revela el nivel de acatamiento por parte de la Entidad con el fin de determinar los procedimientos de verificación a incluir en los programas de auditoría.

Plan General de Auditoría (PGA)

Programación que realiza la Contraloría General de Santiago de Cali, con el propósito de ejercer control fiscal sobre los Sujetos de Control en un periodo de tiempo.

Prescripción de la Acción Fiscal

Institución que permite poner fin a la Acción o Cesar la responsabilidad, por el transcurso del tiempo sin investigar el hecho. La Responsabilidad Fiscal prescribe en cinco años, contados a partir del Auto de Apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal, si dentro de dicho término no se ha dictado providencia en firme que la declare.

Principio de Oportunidad

De conformidad con la Ley 1312 de julio 9 de 2009, que reformó la Ley 906 de 2004, el Principio de Oportunidad es la facultad constitucional que le permite a la Fiscalía General de la Nación, no obstante que existe fundamento para adelantar la persecución penal, suspenderla, interrumpirla o renunciar a ella, por razones de política criminal, según las causales taxativamente definidas en la ley, con sujeción a la reglamentación expedida por el Fiscal General de la Nación y sometido a control de legalidad ante el Juez de Garantías.

Principios de la Gestión Fiscal

Aquellos mandatos generales que deben regir la Gestión Fiscal, a saber: 1. Eficiencia Principio de la Gestión Fiscal que se define como la maximización de resultados, con los mismos recursos, en un periodo determinado. Se entiende por éste el uso racional de los recursos disponibles en la consecución del producto, consiste en obtener más productos con menos recursos. 2. Eficacia Obtener los resultados de manera oportuna en relación con los objetivos y las metas propuestas. La eficacia es absoluta, se alcanza o no el resultado propuesto. 3. Equidad Principio que estudia el desarrollo de la administración e identifica los receptores de su actuación económica y la distribución de los costos y beneficios entre sectores económicos y sociales y entre Entidades Territoriales. (Ejemplo de la inobservancia del aludido principio son aquellas obras públicas que benefician a los sectores de más altos ingresos, sin observar las necesidades de los sectores menos protegidos). 4. Economía Principio en virtud del cual, en igualdad de condiciones de la mejor calidad de los bienes y servicios, se obtiene el menor costo posible. 5. Valoración de costos ambientales Principio de la Gestión Fiscal que pretende establecer una política integral para la protección del medio ambiente, la cual incluye desde la educación, la investigación y la organización, hasta la creación de nuevas tecnologías.
En consecuencia, el mencionado principio nos permite: cuantificar el impacto por el uso, deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente. Se hace posible evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos.

Principios del Control Fiscal

Economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales.

Proceso auditor

Es el ejercicio de auditoría, realizado en forma transparente, objetiva, sistemática y profesional, por parte de una entidad de control fiscal respecto de la entidad auditada, a la luz de los principios del control fiscal y en aplicación de los sistemas del mismo, a través del desarrollo de varias etapas secuenciales.

Proceso de Responsabilidad Fiscal

De actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los Servidores Públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la Gestión Fiscal o con ocasión de ésta, causen un daño al patrimonio del Estado por acción u omisión y en forma dolosa o culposa.

Proceso de Responsabilidad Fiscal de Doble Instancia

Cuando la cuantía del presunto daño patrimonial estimado en el auto de apertura e imputación de responsabilidad fiscal o de imputación de responsabilidad fiscal, según el caso, supere la menor cuantía para contratación de la entidad afectada con los hechos.

Proceso de Responsabilidad Fiscal de Única Instancia

Cuando la cuantía del presunto daño patrimonial estimado en el auto de apertura e imputación de responsabilidad fiscal o de imputación de responsabilidad fiscal, según el caso, sea igual o inferior a la menor cuantía para contratación de la entidad afectada con los hechos.

Prueba

Cualquier medio que acredita la certeza de un hecho y constituye presupuesto esencial de una decisión. En materia fiscal son medios de prueba la confesión, el testimonio, la peritación, la inspección o visita especial y los documentos, practicados conforme a las normas del Código de Procedimiento Civil.

R

Radicación de comunicaciones oficiales

Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Reapertura

Se presenta cuando, después de archivada la indagación preliminar o el proceso de responsabilidad fiscal, aparecieren o se allegaren nuevas pruebas que acrediten la existencia del daño patrimonial al Estado o la responsabilidad del Gestor Fiscal o se demuestre que la decisión se basó en prueba.

Recepción de documentos

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Recurso de Apelación

Se materializa en el principio de la doble instancia y procede generalmente contra los Autos Interlocutorios y las Sentencias, para reformarlas o anularlas. Recurso mediante el cual el ejecutado lleva el proceso ante el superior jerárquico.

Recurso de Reposición

Se interpone contra las providencias dictadas por el mismo Servidor Público para que proceda a revocar o reformarla.

Recursos

Actuaciones procesales a través de las cuales se faculta a los sujetos procesales, para que ejerzan los derechos de contradicción o impugnación frente a las decisiones, con la finalidad de que las mismas sean revisadas, total o parcialmente, por el mismo funcionario que las profirió o por uno de superior jerarquía.

Rendición de Cuenta

Deber legal y ético que tiene todo Servidor Público o persona de responder e informar sobre la administración, el manejo y el rendimiento de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.


Reserva dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal

Se refiere a que las actuaciones adelantadas durante la Indagación Preliminar y el Proceso de Responsabilidad Fiscal son reservadas, ningún Servidor Público podrá suministrar información, ni expedir copias de piezas procesales, salvo que las solicite autoridad competente para conocer asuntos judiciales, disciplinarios o administrativos. El incumplimiento de esta obligación constituye falta disciplinaria, la cual será sancionada por la autoridad competente. Los Sujetos Procesales tendrán derecho a obtener copia de la actuación para su uso exclusivo y el ejercicio de sus derechos, con la obligación de guardar reserva sin necesidad de diligencia especial.

Responsabilidad Fiscal

Declaración jurídica que precisa con certeza que un Servidor Público o particular debe cargar con las consecuencias que se derivan de sus actuaciones irregulares en la Gestión Fiscal, obligándolo a reparar el daño causado al erario, por su conducta dolosa o gravemente culposa, debiéndose pagar una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la Entidad Estatal.

Responsables Fiscales

Personas naturales o jurídicas que como consecuencia de una actuación administrativa adelantada por las Contralorías, deben resarcir al Estado el daño ocasionado por su ineficiente Gestión Fiscal. Pueden ser: A. Servidores Públicos que ejercen Gestión Fiscal (Ej: Quienes ostentan la calidad de ordenadores del gasto y que tienen a su cargo fondos y bienes del Estado). B. Particulares que manejen fondos o bienes del Estado:
• Personas naturales: Ej: Miembros de la Junta Directiva de las Cámaras de Comercio.
• Personas jurídicas: Ej: Banco que realiza un manejo irregular del recaudo de los tributos.

Retención documental

Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Revisión de Cuentas

Especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un periodo determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. La revisión de cuentas se surte a través del proceso auditor.

S

Sanción

Medida tomada por el Contralor General de Santiago de Cali, consistente en multa, amonestación, llamado de atención o solicitudes de suspensión, remoción del cargo o terminación de contrato elevadas a la autoridad nominadora o entidad contratante, cuando se incurra en alguna de las conductas y situaciones señaladas en los artículos 100, 101 y 102 de la Ley 42 de 1993, y demás normas que la modifiquen o complementen.

Sistema Nacional de Control Fiscal (SINACOF)

Mejora la calidad y la cobertura del control sobre los recursos públicos mediante la armonización de los sistemas de control fiscal de las entidades del orden nacional y territorial y el fortalecimiento institucional de las contralorías territoriales u otros agentes de vigilancia de la gestión fiscal.

Sujeto de Control

Entidad o persona sujeta de fiscalización y, por ende, responsable de rendir cuenta sobre los resultados de su gestión a la Contraloría General de Santiago de Cali. Los Sujetos de Control Fiscal se encuentran definidos por Acto Administrativo.

Sujetos de Responsabilidad Fiscal

Personas naturales obligadas a responder pecuniariamente por el correcto manejo de los bienes y los fondos públicos.

Suspensión de Términos en el Proceso de Responsabilidad Fiscal

Figura procesal que permite que no corran los términos dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal, ni se realice ninguna actuación. Se presenta en los siguientes eventos: fuerza mayor o caso fortuito, o por la tramitación de una declaración de impedimento o recusación.

T

Tabla de retención documental

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental

Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Testigo

Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

Testimonio

Relato formal que hace una persona, diferente del vinculado, sobre el conocimiento que tiene de los hechos que se investigan.

Tipo documental

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Tomo

Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.

Trámite de documentos

Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Transparencia

Es orientar la gestión dentro de los principios de legalidad y equidad, respetando los derechos de los ciudadanos y las demás partes interesadas, ajustando la conducta al derecho que tiene la comunidad de ser informada sobre la actividad y decisiones adoptadas, a través de la rendición de cuentas oportunamente, como vehículo para generar credibilidad pública. Velar porque el Control Fiscal, como función pública independiente de dar fe pública, sobre el cumplimiento de criterios establecidos para el adecuado manejo de los recursos públicos, se realice en forma clara, evidente, sin dudas, ni ambigüedades.

V

Vigilancia Fiscal

Ejercido por la Contraloría General de Santiago de Cali sobre la Gestión Fiscal.

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