Informe Gestión Documental
La Oficina Administrativa y Financiera de la Contraloría Departamental del Huila, es responsable de liderar el Proceso Recursos Físicos, Financieros y Tecnológicos, en el desarrollo de las actividades se encuentra el procedimiento F07 “Control de Registros y Archivo”, que tiene como objetivo, implementar un sistema de planificación, organización y control del archivo documental de la Contraloría Departamental del Huila, que contribuya a la racionalización de los recursos destinados a espacios muebles y equipos y tecnologías en lo referente a archivos, garantizando la adecuada organización, conservación, uso y acceso de la información.
A continuación se presenta los Informes de Gestión Documental para cada vigencia.
Tablas de Retención Documental
Las Tablas de Retención Documental - TRD se definen como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
En este espacio se encuentran publicadas las TRD vigentes y aprobadas por el Comité de Archivo de la Contraloría Departamental del Huila.
| Descripción | Archivo |
| Despacho del Contralor |  |
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Oficina Asesora Jurídica |
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| Oficina de Control Interno | |
| Oficina Administrativa y Financiera | |
| Oficina de Talento Humano | |
| Oficina de Responsabilidad Fiscal | |
| Oficina de Control Fiscal | |
| Oficina de Participación Ciudadana | |
| Oficina Asesora de Planeación | |
Tablas de Valoración Documental
Resolución 698 de 2019 "POR MEDIO DE LA CUAL SE IMPLEMENTAN, PUBLICAN Y REGISTRAN LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD) DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL HUILA"
Resolucion No. 018 de 2019 "POR MEDIO DE LA CUAL SE APRUEBAN LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD) DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL HUILA"
Tablas de Valoración Documental por series
| Tablas de Valoración Documental por periodos | |
| Periodo | Archivo |
| Periodo 0 | |
| Periodo 1 | |
| Periodo 2 | |
| Periodo 3 | |
| Periodo 4 | |
| Periodo 5 | |
| Periodo 6 | |
| Periodo 7 | |
Registro de Activos de Información
Dando cumplimiento a la Ley 1712 de 2014 y su Decreto Reglamentario No. 103 de 2015, la Contraloría Departamental del Huila, pone a disposición de la ciudadanía el Registro de Activos de Información, definido como el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal.
Información Clasificada y Reservada
Dando cumplimiento a la Ley 1712 de 2014 y su Decreto Reglamentario No. 103 de 2015, la Contraloría Departamental del Huila, pone a disposición de la ciudadanía el Indice de Información Clasificada y Reservada, definido como el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada.
Esquema de Publicación
El Esquema de Publicación de Información es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará, conforme al principio de divulgación proactiva de la información previsto en el artículo 3° de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la misma.
A continuación se presenta el Esquema de Publicación de Información de la Contraloría Departamental del Huila.
Programa de Gestión Documental
En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entiende por Programa de Gestión Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.
A continuación se presenta el Programa de Gestión Documental aprobado por parte del Comité Interno de Archivo del Órgano de Control.
Politica Cero Papel
La Contraloría Departamental del Huila, adoptó el Plan Estratégico “Todos Controlamos” para el periodo 2016 – 2019, en el cual se determina el horizonte para ejercer control y vigilancia de los recursos públicos administrados por los sujetos de control que tiene a cargo.
Una de las estrategias establecidas en dicho Plan es optimizar los recursos físicos, financieros y tecnológicos, buscando que la entidad sea eficiente sin que aumenten los costos administrativos de la misma; es por ésta razón que se requiere la implementación de buenas prácticas en el consumo de papel que permitan cumplir con lo mencionado anteriormente.
| Política Cero Papel. Version 1. 2016 | |
| Política Cero Papel. Version 2. 2017 | |
Plan Institucional de Archivo - PINAR
Plan Institucional de Archivo - PINAR
La Contraloría Departamental del Huila conocedora de la importancia y obligatoriedad de dar aplicación a los lineamientos archivísticos establecidos a nivel Nacional a través de la Ley 594 de 2000 y demás Decretos Reglamentarios; y desde su rol estratégico de planeación, revisión y mejora, ha venido desarrollando algunos instrumentos archivísticos como los son: El Programa de gestión Documental, las Tablas de Retención Documental e Inventarios Documentales, logrando con ello la eficiencia y eficacia, y a su vez, el cumplimiento con los objetivos y metas trazadas; siguiendo con esta tendencia La Contraloría Departamental del Huila ha decidido elaborar y aprobar su Plan Institucional de Archivos - PINAR el cual se articulará con el actual Plan estratégico 2016-2019 y futuros planes.