Oficina Administrativa y Finaciera

 Oficina Administrativa y Finaciera

Son funciones de la Oficina Administrativa y Finaciera las siguientes:

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  1. Son funciones de la Oficina Administrativa y Financiera las siguientes:
  2. Preparar los anteproyectos de reglamentaciones internas, para adopción por parte de la autoridad competente; dirigir la aplicación de las mismas y evaluar los procedimientos que en materia presupuestal, contable, de tesorería, de administración interna de la Contraloría Departamental del Huila, se requiera.
  3. Proponer, para la adopción por parte de la Contraloría Departamental del Huila, las políticas, planes y programas que en materia de recursos físicos y financieros se deben ejecutar para el buen funcionamiento del organismo de control.
  4. Expedir y autenticar copias y certificaciones de acuerdo a los reglamentos, cuyos originales reposen en la Contraloría.
  5. Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de organización, actualización y funcionamiento del Archivo de la Contraloría y la aplicación de las Tablas de Retención Documental.
  6. Registrar y custodiar las garantías que se deban constituir en virtud de los contratos que celebre la entidad para el ejercicio de las funciones propias.
  7. Coordinar y dirigir las actividades relacionadas con el recibo, registro, clasificación, guarda y conservación de los documentos que conforman el archivo de la entidad.
  8. Formular políticas que tiendan a una mejor administración de los recursos financieros y físicos a fin de procurar niveles óptimos de calidad, cantidad, oportunidad y eficacia.
  9. Dirigir los procesos contractuales en que intervenga la Contraloría Departamental del Huila y velar por su adecuada organización, eficiencia y observancia de las normas legales sobre la materia.
  10. Dirigir la elaboración de las cuentas de manejo y gestión que debe rendir la Contraloría Departamental del Huila a la Auditoría General de la República y demás órganos de control.
  11. Diseñar, controlar y garantizar la ejecución de planes, programas y procedimientos para la adquisición, contratación, almacenamiento, suministro, registro, control y seguro de bienes y servicios de la Contraloría Departamental del Huila.
  12. Dirigir y organizar las funciones correspondientes al manejo del almacén.
  13. Manejar y llevar el control de los inventarios y de los seguros de los bienes de la Contraloría Departamental del Huila.
  14. Realizar el estudio de las necesidades institucionales de elementos de consumo y de equipos para las distintas dependencias de la Contraloría Departamental del Huila y elaborar el plan anual de compras.
  15. Proveer oportunamente a las distintas dependencias de la administración de la Contraloría Departamental del Huila, con el uso y la programación razonable, los equipos y demás elementos de consumo indispensable para su adecuado funcionamiento.
  16. Coordinar la administración y el desarrollo de las actividades presupuestales, contables y de pagaduría de la Contraloría Departamental del Huila.
  17. Coordinar el seguimiento, evaluación y control de las actividades presupuestales, contables y de pagaduría de la Contraloría Departamental del Huila.
  18. Expedir los certificados de disponibilidad y reserva presupuestal.
  19. Coordinar, vigilar y controlar los movimientos de las apropiaciones y en general todos los gastos relacionados con la ejecución presupuestal de la Contraloría Departamental del Huila.
  20. Elaborar y presentar los estados financieros de la Contraloría Departamental del Huila.
  21. Dirigir, planear, coordinar, ejecutar y controlar las actividades relacionadas con la elaboración, presentación y ejecución del presupuesto de la entidad.
  22. Coordinar el recibo, radicación y trámite de la correspondencia interna y externa de la Contraloría Departamental del Huila.
  23. Coordinar, vigilar y controlar los movimientos de caja menor.

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